Prozesswissen erhebenim Gespräch
Der Prozess steht in keinem Dokument, sondern in vier Köpfen
Wer automatisieren will, braucht zuerst eine Beschreibung des Ist-Zustands. Genau die fehlt in den meisten Unternehmen.
Die vorhandene Dokumentation beschreibt meist den Stand von vor drei Jahren oder den Ablauf, den sich jemand einmal gewünscht hat. Was heute wirklich passiert, wissen die vier Personen, die den Vorgang jeden Tag anfassen: welche Ausnahme wie behandelt wird, welche Datei zwischen zwei Systemen von Hand hin- und hergeht und an welcher Stelle regelmäßig etwas liegen bleibt.
Der übliche Weg zu dieser Beschreibung ist eine Reihe von Workshops. Die kosten mehrere Tage Zeit der Fachabteilung, brauchen jemanden, der moderiert, und liefern eine Fassung, auf die sich die Anwesenden im Raum geeinigt haben. Wer nicht dabei war, taucht darin nicht auf. Wer widersprochen hätte, war im Urlaub.
Am Ende steht ein Dokument, dessen Aussagen sich nicht mehr zuordnen lassen. Bei Rückfragen zu einem Detail weiß niemand mehr, von wem der Satz stammt und ob ihn jemand bestätigt hat.
Was Wissa daran ändert
Einzelgespräche, die sich gegenseitig verproben
Ein Gespräch dauert so lange, wie die befragte Person Zeit hat. Die Verbindung zwischen den Gesprächen stellt Wissa her.
Der Kreis wächst aus den Antworten
Wer beschreibt, wie ein Auftrag bei ihm ankommt und wohin er ihn weitergibt, benennt damit die nächste Station. Wissa merkt sich diese Übergaben und schlägt die genannten Personen für die nächste Runde vor. Freigegeben werden die Einladungen von Ihnen; welche Domains und Adressen überhaupt in Frage kommen, legt die Organisation vorher fest.
Eine Quelle reicht nicht
Sagt der Vertrieb, er übergebe an das Lager, prüft das Lager-Interview genau diese Übergabe von der anderen Seite. Solange nur eine Person eine Angabe gemacht hat, steht sie als offener Punkt auf der Lückenliste. Erst die Bestätigung der Gegenseite macht daraus einen belegten Teil des Ablaufs.
Korrektur überschreibt nichts
Wird eine Aussage später richtiggestellt, legt Wissa eine neue Fassung an, die auf die vorherige verweist. Die alte Angabe bleibt mit ihrer Quelle erhalten. So lässt sich nachlesen, was wann galt und wer die Änderung ausgelöst hat.
Zwei Ergebnisse
Am Ende steht eine Prozessdokumentation mit Beteiligten, Schritten, Systemen und Übergabepunkten. Daneben steht die Auswertung, an welchen Stellen sich Automatisierung rechnet, jeweils mit Verweis auf die Aussagen, aus denen die Einschätzung stammt.
Gesprächsführung, Wissensmodell und Nachweis
Alle Teile arbeiten auf demselben Bestand: Was ein Interview ergibt, ist im nächsten sofort bekannt.
Gespräch statt Fragebogen
Schneeball-Prinzip
Quelle an jeder Aussage
Widerspruch bleibt stehen
Lückenliste
Übergaben verproben
Drift-Check
Potenziale benannt
Von der Einstiegsperson zur belegten Abbildung
Bereich abstecken
Sie legen fest, welcher Bereich aufgenommen wird und wer als Einstiegsperson beginnt.
Interviews laufen
Die Befragten öffnen ihren Link und sprechen im Chat über ihre eigene Arbeit, getippt oder gesprochen.
Kreis erweitern
Aus genannten Übergaben und Rollen wächst der Organisations-Graph, daraus entstehen die Einladungen der nächsten Runde, nach Ihrer Freigabe.
Ergebnis prüfen
Prozessdokumentation, Lückenliste und Automatisierungs-Potenziale gehen an Sie zur Abnahme.
Aktuell halten
Änderungs-Interviews und Drift-Checks ziehen die Abbildung nach, wenn sich etwas verschiebt.
Weniger Workshop-Tage, mehr belegte Aussagen
Entwickelt und betrieben von CODING 9
Wissa entsteht bei uns in Rohrdorf bei Rosenheim und läuft auf Servern in der EU. Interviews starten nur für Adressen, die die Organisation selbst freigegeben hat. Warum wir das Werkzeug gebaut haben und was wir beim Bau der Gesprächsführung gelernt haben, steht im Beitrag zur Entstehung von Wissa.
Was Betriebsrat und Belegschaft wissen wollen
Eine Software, die Mitarbeitende einzeln befragt, wirft berechtigte Fragen auf. Das sind die Antworten aus dem Aufbau des Systems.
Keine Bewertung von Personen
Gespeichert wird, wer wofür zuständig ist und an wen übergeben wird. Eine Note, ein Ranking, eine Kennzahl über Beiträge je Person oder eine Messung, wie schnell jemand antwortet, gibt es im System nicht. Der Fortschritt im Dashboard betrifft die Befragung selbst, nicht die Arbeit, über die gesprochen wird.
Teilnahme ist freiwillig
Vor der ersten Frage steht auf einer Seite, worum es geht, dass eine KI das Gespräch führt, wer die Auswertung liest und dass eine Absage ohne Nachteile bleibt. Wer ablehnt, von dem wird kein Inhalt gespeichert, und es folgen keine Erinnerungen.
Offen, was gefragt wird
Welche Fragetypen die Gesprächsführung stellt und welche ausdrücklich nicht vorkommen, lässt sich vor dem Start durchgehen. Der Quellverweis an jeder Aussage trägt die Rückfrage und die Klärung von Widersprüchen; zu einer Auswertung über Personen wird er nirgends zusammengezählt.
Ob der Einsatz eine Betriebsvereinbarung braucht, entscheidet Ihr Betrieb. Wir raten dazu, den Betriebsrat früh einzubinden, und gehen die Unterlagen dafür vor dem ersten Interview mit Ihnen durch. Die Server stehen in der EU, und Interviews starten nur für Adressen, die Ihre Organisation vorher freigegeben hat.
Und wann eher nicht
Wissa ist eine Erhebungsmethode. Die Entscheidung, was mit dem Ergebnis geschieht, bleibt bei Ihnen.
Passt gut
- Vor einem Automatisierungs- oder KI-Vorhaben, wenn der Ist-Zustand fehlt.
- Wenn Wissen an einzelnen Personen hängt, die in Rente oder in ein anderes Team gehen.
- Bei Abläufen über mehrere Abteilungen, bei denen niemand das Ganze überblickt.
- Vor der Auswahl eines neuen Systems, wenn die Anforderungen aus dem Alltag kommen sollen.
Passt weniger
- Bei einem einzelnen Ablauf, den zwei Personen in einem Termin beschreiben können.
- Wenn die Beteiligten nicht antworten dürfen oder wollen - eine Erhebung braucht Auskunft.
- Wenn eine geprüfte Norm-Dokumentation gefordert ist; das Ergebnis ist ein belegter Entwurf zur Abnahme.
- Wenn hauptsächlich Externe befragt werden müssten; die tauchen in der Abbildung auf, werden aber nicht interviewt.
Wissa im Detail
Was ist Wissa AI?
Wissa ist ein Werkzeug zur Prozessaufnahme. Statt Workshops zu moderieren, führt die KI kurze Chat-Interviews mit den Menschen, die einen Prozess täglich ausführen. Aus den Antworten entsteht eine Prozessdokumentation samt Liste der Stellen, an denen sich Automatisierung lohnt. Wissa ist ein Produkt der CODING 9 GmbH.
Wie kommt Wissa an die richtigen Ansprechpartner?
Über das Schneeball-Prinzip. Jedes Interview fragt mit, an wen der Prozess übergeben wird und wer sonst noch daran beteiligt ist. Aus diesen Angaben entstehen die nächsten Einladungen. Wer eingeladen werden darf, steuert die Organisation über eine Allowlist aus Domains und Adressen; Einladungen gehen im Standard erst nach Freigabe von Hand raus.
Müssen die Befragten ein Konto anlegen oder geschult werden?
Nein. Befragte bekommen einen einmaligen Link per Mail und landen direkt im Gespräch. Es gibt kein Konto, keine Navigation und keine Schulung. Ein Interview dauert etwa 15 bis 20 Minuten, getippt oder gesprochen. Wer unterbricht, setzt später mit einer kurzen Zusammenfassung des bisherigen Gesprächs fort.
Wann hört die KI auf zu fragen?
Wenn aus den Gesprächen nichts Neues mehr dazukommt. Wissa führt zu jedem Bereich mit, was noch offen ist, und stellt die Fragen der nächsten Runde aus dieser Lückenliste. Läuft sie leer und bestätigen die Antworten nur noch Bekanntes, gilt der Bereich als aufgenommen. Der Aufwand für die Fachabteilung hat damit ein Ende, das sich vorher abschätzen lässt.
Woher weiß ich, auf welcher Aussage die Dokumentation beruht?
Jede Aussage in der Dokumentation ist mit Person, Interview und Gesprächsrunde hinterlegt. Korrekturen überschreiben nichts, sondern legen eine neue Fassung an, die auf die alte verweist. Wenn zwei Personen einer Sache widersprechen, hält Wissa beide Aussagen mit ihren Quellen fest und markiert den Widerspruch, statt sich für eine Variante zu entscheiden.
Was passiert, wenn sich ein Prozess nach der Aufnahme ändert?
Dafür gibt es zwei kurze Gesprächsformen. Ein Änderungs-Interview klärt in fünf bis zehn Minuten, was ein neues Tool oder eine neue Rolle am bekannten Ablauf verschiebt. Ein Drift-Check fragt in Abständen nach, ob die bestehende Abbildung noch stimmt. Die Dokumentation bleibt damit im Betrieb, statt als Momentaufnahme zu veralten.
Wo laufen die Daten und wer betreibt das?
Wissa wird von der CODING 9 GmbH aus Rohrdorf bei Rosenheim entwickelt und betrieben, die Server stehen in der EU. Interviews starten nur für Adressen, die die Organisation selbst freigegeben hat. Externe Beteiligte tauchen in der Abbildung des Prozesses auf, werden aber nicht befragt.
Was kostet Wissa?
Abgerechnet wird in Credits nach Verbrauch. Gespräch, Auswertung und Dokumentation ziehen jeweils ihren Anteil, ein durchschnittliches Interview samt Auswertung liegt bei etwa einem Credit. Die Befragten selbst kosten nichts, unabhängig von ihrer Zahl. Zum Ausprobieren gibt es drei Gratis-Interviews. Die aktuellen Pakete stehen auf wissa.ai.
Wie unterscheidet sich das von Process Mining?
Process Mining wertet die Logdaten Ihrer Systeme aus und zeigt, was dort messbar stattgefunden hat: Zeitstempel, Durchlaufzeiten, Häufigkeiten. Wissa fragt die Menschen. Was neben den Systemen läuft, taucht in keinem Log auf: die Excel-Datei zwischen zwei Programmen, die Absprache am Telefon, die Ausnahme, die jemand von Hand behandelt. Umgekehrt liefert Wissa keine Kennzahlen aus Massendaten. Wo beide Wege offenstehen, ergänzen sie sich.
Können Agenturen und Berater Wissa in Kundenprojekten einsetzen?
Ja. Wissa hat ein Partnerprogramm mit Provision auf empfohlene Kunden und Konditionen für Berater, die Kundenprojekte im eigenen Konto umsetzen. Die Kundenbeziehung bleibt dabei bei Ihnen. Die Bedingungen stehen auf wissa.ai.
Kann ich Wissa heute schon einsetzen?
Wissa ist in der offenen Beta. Eine Registrierung auf wissa.ai ist zunächst eine Anfrage: Wir schalten neue Organisationen von Hand frei und begleiten die ersten Aufnahmen. Wer den Ablauf mit uns durchsprechen will, bevor er startet, meldet sich über das Kontaktformular.
Erst wissen, wie es läuft, dann automatisieren
Sehen Sie sich Wissa im Detail an oder sprechen Sie mit uns über Ihren Prozess - von der Aufnahme bis zur Umsetzung der Automatisierung.