KI-Prozessautomatisierung
Aktualisiert: 5. Oktober 2026Agentur für KI-Automatisierung & Prozessautomatisierung
- Standort Bayern · DACH-weit
- DSGVO-konform · AVV inklusive
- Antwort in 24h · Angebot nach dem Scoping
KI-Prozessautomatisierung in sechs Schritten
Eingang, Klassifikation, Tool-Aktion, Validierung, Human Review und Logging. Jeder Schritt ist als regelbasiert, KI-Modell, KI-Agent oder Mensch gekennzeichnet.
- Regelbasiert
Schritt 1Eingang
Eine Rechnung, eine Kundenanfrage oder eine Reklamation kommt über Postfach, Upload oder Schnittstelle an. Der Vorgang bekommt eine ID, das Original wird unverändert abgelegt.
Bei Unsicherheit
Unlesbare Dateien und doppelte Eingänge erkennt eine Regel und legt sie in eine eigene Warteschlange.
- KI-Modell
Schritt 2Klassifikation
Ein Sprachmodell bestimmt die Vorgangsart und liest die Felder aus, die der Prozess braucht, etwa Lieferant, Bestellnummer und Betrag. Die Ausgabe folgt einem festen Schema, jedes Feld trägt einen Konfidenzwert.
Bei Unsicherheit
Unbekannte Vorgangsart oder ein Feld unter der Schwelle: Der Vorgang geht direkt ins Review.
- KI-Agent
Schritt 3Tool-Aktion
Ein Agent holt sich, was für die Entscheidung fehlt: Er sucht die Bestellung im ERP, gleicht Stammdaten ab und legt einen Buchungsentwurf an. Er nutzt nur freigegebene Werkzeuge und schreibt nur Entwürfe.
Bei Unsicherheit
Findet der Agent keine passende Bestellung oder schlägt ein Systemaufruf fehl, bricht er ab und übergibt den Vorgang mit Begründung.
- Regelbasiert
Schritt 4Validierung
Feste Regeln prüfen das Ergebnis: Schema vollständig, Summe gleich Positionen, Bestellung offen, Betrag innerhalb der Freigabegrenze, keine Dublette.
Bei Unsicherheit
Jede verletzte Regel schickt den Vorgang ins Review und steht dort als Grund dabei.
- Mensch
Schritt 5Human Review
Ihr Team sieht die Vorgänge, die eine Schwelle oder Regel nicht bestanden haben: Original, ausgelesene Werte und Begründung nebeneinander. Es gibt frei, korrigiert oder eskaliert.
Bei Unsicherheit
Bleibt ein Vorgang zu lange liegen, geht er an die Vertretung. Jede Korrektur wird zum Testfall für die nächste Modell- oder Regeländerung.
- Regelbasiert
Schritt 6Logging
Jeder Schritt schreibt ins Protokoll: Zeitstempel, Modell- und Prompt-Version, Konfidenz, verletzte Regeln und wer freigegeben hat. Daraus entstehen Audit-Trail und Kennzahlen.
Bei Unsicherheit
Steigt die Review- oder Fehlerquote, meldet das Monitoring es an die zuständige Person.
Regeln entscheiden, das Modell schlägt vor
Wir trennen die Bausteine, damit jeder Schritt testbar bleibt und klar ist, wo ein Fehler entstehen kann.
Alles, was bei gleicher Eingabe immer dasselbe Ergebnis liefern soll, läuft im regelbasierten Workflow: Schwellenwerte, Freigabegrenzen, Schreibzugriffe und das Protokoll. Das Sprachmodell kommt dort zum Einsatz, wo Regeln an freier Sprache scheitern, etwa bei einer E-Mail ohne Bestellnummer oder einem Lieferschein mit neuem Layout. Ein KI-Agent übernimmt, wenn für eine Entscheidung mehrere Nachschlageschritte in verschiedenen Systemen nötig sind.
Wo sich ein Schritt mit einer Regel lösen lässt, nehmen wir die Regel. Das hält die Kosten pro Vorgang niedrig und macht das Ergebnis reproduzierbar.
| Baustein | Übernimmt | Bleibt außen vor | Umsetzung |
|---|---|---|---|
| Workflow und RegelnRegelbasiert | Eingang, Routing, Schwellenwerte, Validierung, Schreiben ins ERP nach Freigabe, Protokoll. | Freie Sprache verstehen. Dafür sind Regeln zu starr. | Workflow-Engine wie n8n oder ein eigener Service. Regeln liegen als Code mit Tests im Repository. |
| SprachmodellKI-Modell | Vorgangsart erkennen, Felder aus E-Mail, PDF oder Scan auslesen, Antworten vorformulieren. | Freigaben, Buchungen und Änderungen an Schwellen. | Strukturierte Ausgabe gegen ein Schema, Konfidenz je Feld. Modell per API oder selbst gehostet in Frankfurt oder bei Ihnen. |
| KI-AgentKI-Agent | Mehrere Schritte über Werkzeuge: Bestellung suchen, Lieferstatus abfragen, Entwurf anlegen. | Werkzeuge außerhalb der freigegebenen Liste und endgültige Schreibzugriffe. | Werkzeuge über MCP-Server mit eigenem Token je Agent, Leserechte als Standard, begrenzte Zahl an Schritten. |
| Ihr TeamMensch | Ausnahmen, Freigaben über der Betragsgrenze, Änderungen an Regeln und Schwellen. | Routinefälle, die alle Prüfungen bestanden haben. | Review-Ansicht im Helpdesk, im ERP oder als eigene Warteschlange, mit Original und Begründung. |
Wenn das Modell unsicher ist
Unsichere Ergebnisse gehören zum Betrieb. Die Pipeline erkennt sie und legt sie der richtigen Person vor.
Konfidenzschwellen je Feld
Das Modell gibt für jedes ausgelesene Feld einen Konfidenzwert zurück. Für Betrag und IBAN setzen wir die Schwelle höher als für einen Freitext. Die Schwellen legen wir mit Ihnen anhand des Testsets fest und passen sie im Betrieb an.
Rückfall an Ihr Team
Unter der Schwelle, bei verletzter Regel oder unbekannter Vorgangsart übernimmt ein Mensch. Die Review-Ansicht zeigt Original, ausgelesene Werte und den Grund. Korrekturen fließen als Testfälle zurück.
Eskalation mit Frist
Ist ein System nicht erreichbar, wartet der Vorgang in einer Warteschlange und wird erneut versucht. Bleibt ein Review zu lange liegen, geht er an die Vertretung. Jede Eskalation trägt ihren Grund.
Audit-Log
Jeder Schritt schreibt Zeitstempel, Modell- und Prompt-Version, Konfidenz und Entscheidung ins Protokoll. So lässt sich jede Buchung bis zum Eingang zurückverfolgen.
Begrenzte Rechte für Agenten
E-Mails und Dokumente können Anweisungen enthalten, die einen Agenten umlenken sollen (Prompt Injection). Deshalb arbeitet jeder Agent mit eigenem Token, festen Werkzeugen und schreibt nur Entwürfe.
Monitoring im Betrieb
Ändert ein Lieferant sein Rechnungslayout oder ein Modell sein Verhalten nach einem Update, zeigt sich das an steigender Review- oder Fehlerquote. Das Monitoring meldet es, bevor es sich im Tagesgeschäft staut.
Routing-Regel für jeden Vorgang
- Alle Felder über der Schwelle und keine Regel verletzt: Der Vorgang läuft ohne Review durch und wird protokolliert.
- Ein Feld unter der Schwelle, eine Regel verletzt oder Betrag über der Freigabegrenze: Der Vorgang geht ins Review.
- Unbekannte Vorgangsart, Systemfehler oder abgelaufene Frist: Der Vorgang wird an die zuständige Person eskaliert.
Eingangsrechnungen vorher und nachher
Ein typischer Ablauf aus der Buchhaltung, wie wir ihn aufbauen. Das Beispiel zeigt die Architektur, keine Ergebnisse eines bestimmten Kunden.
Vorher: von Hand
Fünf Schritte, alle manuell, Status nur im Postfach sichtbar
Eingang
Die Rechnung kommt als PDF ins Sammelpostfach und wartet, bis jemand Zeit hat.
Erfassung
Die Buchhaltung öffnet sie und tippt Lieferant, Rechnungsnummer und Beträge ins ERP.
Abgleich
Sie sucht die Bestellung im ERP und fragt bei Abweichungen per E-Mail im Einkauf nach.
Freigabe
Die Freigabe läuft über eine zweite Person, meist per Weiterleitung.
Buchung
Gebucht wird, wenn alle Antworten da sind. Wer wann was geändert hat, steht verteilt in Postfächern.
Nachher: automatisiert mit Freigabe
Sechs Schritte, drei davon regelbasiert, ein Mensch bei Abweichungen
EingangRegelbasiert
Der Workflow holt die PDF aus dem Postfach, vergibt eine ID und legt das Original ab.
KlassifikationKI-Modell
Das Modell erkennt die Eingangsrechnung und liest Kopf- und Positionsdaten mit Konfidenz je Feld aus.
Tool-AktionKI-Agent
Der Agent sucht die Bestellung im ERP und legt einen Buchungsentwurf an.
ValidierungRegelbasiert
Regeln prüfen Summen, offene Bestellung, Dublette und Freigabegrenze.
Human ReviewMensch
Rechnungen mit Abweichung landen bei der Buchhaltung, die Abweichung ist markiert. Der Einkauf bekommt Rückfragen als Aufgabe.
LoggingRegelbasiert
Buchung, Freigabe und jeder Zwischenschritt stehen im Protokoll und fließen in die Kennzahlen.
Wie viele Rechnungen ohne Review durchlaufen, hängt an Ihren Lieferanten, Belegen und Freigaberegeln. Das zeigt sich im Schattenbetrieb mit Ihren echten Vorgängen, und daran richten wir die Schwellen aus.
Dieselbe Architektur trägt auch andere Abläufe: Kundenanfragen im Service-Postfach, bei denen der Agent Bestellstatus und Lieferdaten nachschlägt und eine Antwort vorformuliert, oder Reklamationen im Shop, bei denen Regeln über Gutschrift oder Rücksendung entscheiden und das Modell Foto und Beschreibung einordnet. Wie das im Shopware-Umfeld mit regelbasierten Flows aussieht, zeigt unser Beitrag zum Shopware Flow Builder.
Fünf Kennzahlen, an denen wir die Automatisierung messen
Jede Kennzahl kommt aus dem Protokoll der Pipeline, und für jede ist klar, welcher technische Baustein sie bewegt.
| Kennzahl | Was sie misst | Woher der Wert kommt | Technischer Hebel |
|---|---|---|---|
| Bearbeitungszeit | Zeit vom Eingang bis zum abgeschlossenen Vorgang, als Median und für die langsamsten Fälle. | Zeitstempel von Schritt 1 und Schritt 6 im Protokoll. Vorher: Stichprobe aus Postfach und ERP. | Klassifikation und Tool-Aktion ersetzen Abtippen und Suchen. Die Warteschlange im Review bestimmt den Rest. |
| Human-Touch-Rate | Anteil der Vorgänge, die ein Mensch anfassen muss. | Einträge in der Review-Warteschlange geteilt durch alle Vorgänge im Zeitraum. | Konfidenzschwellen je Feld, Qualität der Extraktion, Regeln für bekannte Sonderfälle. |
| Kosten pro Vorgang | Modell- und Infrastrukturkosten plus Prüfzeit Ihres Teams, umgelegt auf jeden Vorgang. | Token- und Hosting-Abrechnung, Review-Dauer aus dem Protokoll, Ihr interner Kostensatz. | Kleines Modell für die Klassifikation, Regeln statt Modell, wo eine Regel reicht, weniger Reviews. |
| Fehlerrate | Vorgänge, die nach Abschluss korrigiert werden mussten, etwa Stornos und Nachbuchungen. | Korrekturbuchungen im ERP plus regelmäßige Stichprobe automatisch abgeschlossener Vorgänge. | Validierungsregeln, Testset aus Review-Korrekturen, Freigabegrenzen. |
| Eskalationsquote | Vorgänge, die über das Review hinaus an eine Fachabteilung oder einen Fallback gehen. | Eskalationen im Protokoll, getrennt nach Grund: Modell unsicher, Regel verletzt, System nicht erreichbar. | Neue Vorgangsarten ins Schema aufnehmen, Prozesslücken klären, Wiederholversuche bei Systemfehlern. |
Vor dem Start messen wir die Ausgangswerte am heutigen Prozess, meist an einer Stichprobe aus Postfach und ERP. Nach dem Go-live kommen dieselben Werte aus dem Protokoll in ein Dashboard. So sehen Sie für Ihren Prozess, was sich verändert hat, und wir sehen, an welcher Stelle wir nachjustieren.
Dieselbe Pipeline in unserem eigenen Betrieb
Wir arbeiten selbst mit KI-Agenten an Tickets. Der Ablauf folgt genau den sechs Schritten.
Vom Ticket zum Pull Request
Coding Agents wie Claude Code bearbeiten bei uns Tickets aus unserem Ticketsystem Spedy. Die Aufgabe ist eine andere als bei Rechnungen, die Architektur ist dieselbe.
1EingangRegelbasiert
Ein Ticket mit Akzeptanzkriterien steht im Spedy-Board.
2KlassifikationKI-Agent
Der Agent prüft, ob das Ticket klar genug ist. Unklare Tickets bekommen eine konkrete Rückfrage und den Status „Blocked“.
3Tool-AktionKI-Agent
Auf einem eigenen Branch in einem isolierten Container holt er Kontext aus Ticket und Wiki über MCP und ändert den Code.
4ValidierungRegelbasiert
Lint, Typecheck, Tests und Build laufen im Container, danach die CI auf dem Pull Request.
5Human ReviewMensch
Ein Mensch prüft und merged. Agents können nicht selbst mergen.
6LoggingRegelbasiert
Das Ticket wandert auf „IN PR“, der Pull Request hängt am Ticket, die Zeit des Agents wird am Ticket gebucht.
Mehr dazu: Coding Agents in der Praxis und Spedy AI.
Prozesswissen vor der Automatisierung
Wie ein Ablauf heute wirklich läuft, erheben wir mit Wissa AI in KI-Interviews mit den Menschen, die ihn ausführen. Ergebnis ist eine Prozessdokumentation und eine Liste mit Automatisierungspotenzial als Entwurf zur Freigabe.
Modelle auf eigener Infrastruktur
Wenn Belege das Haus nicht verlassen sollen, läuft das Sprachmodell für Klassifikation und Extraktion in Frankfurt oder auf Ihrer Hardware. BaseGPT ist unsere fertige Plattform dafür.
Automatisierungen im Kundenprojekt
Für Five Star Finanz, eine unabhängige Finanzberatung in Rosenheim, haben wir verschiedene Automatisierungen gebaut, dazu die Website, und betreuen die KI laufend.
Vom Ist-Prozess zum Betrieb
Vier Etappen, jede mit einem Ergebnis, das Sie sehen und prüfen können.
Ist-Aufnahme und Ausgangswerte
Wir nehmen den Prozess auf und messen an einer Stichprobe Bearbeitungszeit, Touch-Rate und Fehler von heute.
Aufgabenteilung und Testset
Wir legen fest, welche Schritte Regeln, Modell, Agent und Team übernehmen, und bauen ein Testset aus echten Vorgängen.
Schattenbetrieb
Die Automatisierung läuft parallel zum heutigen Ablauf. Wir vergleichen Ergebnisse und stellen die Schwellen ein.
Go-live und Betrieb
Vorgangsart für Vorgangsart geht live. Monitoring und Kennzahlen laufen weiter, wir justieren Regeln und Modelle nach.
Die Ist-Aufnahme beginnen wir gern mit einem Termin bei Ihnen. Was wir Unternehmen in und um München anbieten, steht auf der Seite KI-Agentur München.
Verwandte Angebote rund um Prozesse und KI
Anrufe in Arbeitsabläufe einbinden
KI-Telefonassistent mit Fonio: Anliegen erfassen, Rückrufe vorbereiten und an CRM oder Kalender übergeben.
KI-Prozessoptimierung
Ein klar umrissener Workflow als Festpaket in zwei Wochen, wenn Sie mit einem einzelnen Ablauf starten möchten.
KI-Agenten & Chatbots
Agenten als eigene Anwendung: Service-Bot, Vertriebs-Co-Pilot oder Assistent im Intranet.
KI-Strategie-Audit
Welche Prozesse sich zuerst lohnen und welche Daten dafür fehlen, als Einordnung vor dem ersten Projekt.
Prozessmanagement und Automatisierung
Warum ein dokumentierter Prozess die Grundlage für jede Automatisierung ist.
KI-Agentur für den Mittelstand
Alle KI-Leistungen im Überblick: Agenten, Data-Hub, Hosting und eigene Modelle.
KI-Beratung
Audit, Workshop und Schulung als Festpakete, bevor das erste Projekt startet.
Was ist KI-Prozessautomatisierung?
KI-Prozessautomatisierung verbindet einen regelbasierten Workflow mit Sprachmodellen und KI-Agenten. Das Modell liest unstrukturierte Eingaben wie E-Mails, PDFs oder Scans und gibt strukturierte Daten mit einem Konfidenzwert weiter. Feste Regeln prüfen das Ergebnis, ein Mensch gibt unsichere Fälle frei, und jeder Schritt wird protokolliert. So laufen eindeutige Vorgänge ohne Handarbeit durch, und jede Entscheidung bleibt nachvollziehbar.
Antworten zu Ablauf, Kontrolle und Kennzahlen
Wie bleibt eine Automatisierung nach dem Start verlässlich?
Für den laufenden Betrieb braucht es klare Zuständigkeiten: Wer prüft eskalierte Vorgänge, wer pflegt Regeln und wer entscheidet über Änderungen an Modell oder Prompt? Neue Versionen werden am bestehenden Testset geprüft. Bearbeitungszeit, Fehler und Prüfaufwand zeigen, wo nachgebessert werden muss. Ob Ihr Team den Betrieb übernimmt oder wir Sie dabei begleiten, klären wir im Scoping.
Was macht eine Agentur für KI-Automatisierung?
Eine Agentur für KI-Automatisierung nimmt einen Geschäftsprozess auf, legt fest, welche Schritte feste Regeln übernehmen und wo ein Sprachmodell oder Agent arbeitet, und baut die Automatisierung mit Anbindung an ERP, CRM oder Dokumentenmanagement. Bei CODING 9 gehören dazu die Messung der Ausgangswerte, ein Testset aus echten Vorgängen, ein Schattenbetrieb vor dem Go-live und der Betrieb mit Monitoring. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie ein Angebot, auf Wunsch mit Festpreis.
Was ist KI-Prozessautomatisierung, und was unterscheidet sie von RPA?
Klassische RPA folgt festen Regeln: Ein Bot klickt sich durch Masken und überträgt Werte von einem System ins andere. Sieht ein Beleg anders aus oder ist eine Anfrage frei formuliert, bleibt der Vorgang liegen. Bei der KI-Prozessautomatisierung liest ein Sprachmodell unstrukturierte Eingaben wie E-Mails, PDFs oder Lieferscheine, ordnet sie ein und gibt strukturierte Daten an den regelbasierten Teil des Workflows weiter. Wir kombinieren beides: das Modell für das Verstehen, feste Regeln und eine Freigabe durch Ihr Team für die Entscheidung.
Wann entscheidet die KI und wann ein Mensch?
Das Modell entscheidet nie allein über eine Freigabe. Es liefert Vorschläge mit einem Konfidenzwert je Feld. Feste Regeln prüfen danach Schwellen, Summen und Freigabegrenzen. Nur wenn alle Werte über der Schwelle liegen und keine Regel verletzt ist, läuft ein Vorgang ohne Review durch. Alles andere landet bei Ihrem Team, zusammen mit dem Original und dem Grund. Wo die Schwellen liegen, legen wir mit Ihnen anhand echter Vorgänge fest.
Was passiert, wenn das Modell einen Fehler macht?
Drei Sicherungen greifen nacheinander. Die Validierungsregeln fangen widersprüchliche oder unvollständige Ergebnisse ab. Das Review zeigt Ihrem Team die unsicheren Fälle. Und das Protokoll hält fest, mit welcher Modell- und Prompt-Version ein Vorgang bearbeitet wurde, sodass sich ein Fehler nachvollziehen und als Testfall aufnehmen lässt. Schreibende Aktionen in ERP oder Buchhaltung führt ein Agent nur als Entwurf aus.
An welchen Kennzahlen messen Sie eine Prozessautomatisierung?
An fünf Werten: Bearbeitungszeit vom Eingang bis zum Abschluss, Human-Touch-Rate (Anteil der Vorgänge, die ein Mensch anfasst), Kosten pro Vorgang inklusive Modell- und Prüfkosten, Fehlerrate nach Abschluss und Eskalationsquote. Die Ausgangswerte messen wir vor dem Start am heutigen Prozess, danach kommen die Werte aus dem Protokoll der Automatisierung.
Was ist der Unterschied zur KI-Prozessoptimierung und zu KI-Agenten?
Die KI-Prozessoptimierung ist unser Festpaket für einen klar umrissenen Workflow in zwei Wochen. KI-Agenten und Chatbots entwickeln wir auch als eigenständige Anwendung, etwa als Service-Bot oder Vertriebs-Co-Pilot. Diese Seite beschreibt, wie wir Prozesse über mehrere Systeme automatisieren, in denen Agenten ein Baustein neben festen Regeln und der Freigabe durch Ihr Team sind.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Das hängt an Zahl der angebundenen Systeme, Vorgangsarten und Freigabestufen. Ein klar umrissener Workflow mit einem Eingangskanal ist als KI-Prozessoptimierung in zwei Wochen produktiv. Prozesse über mehrere Systeme planen wir in Etappen: erst eine Vorgangsart im Schattenbetrieb, dann die nächste. Den Zeitplan für Ihren Prozess bekommen Sie nach dem Scoping.
Was bedeutet DSGVO-konforme KI in der Prozessautomatisierung?
Personenbezogene Daten werden nur für den Zweck verarbeitet, für den sie eingegangen sind, und nur in Systemen mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Das Modell läuft je nach Anforderung über eine API in einer EU-Region, im Rechenzentrum in Frankfurt oder auf Ihrer Hardware. Protokolle bewahren wir nach Ihren Vorgaben auf. Wie das für Ihren Prozess konkret aussieht, gehen wir gemeinsam durch.
Welcher Ablauf soll als Erstes automatisch laufen?
Erzählen Sie uns, welcher Vorgang bei Ihnen täglich durch viele Hände geht. Wir skizzieren mit Ihnen die sechs Schritte, die Kennzahlen und einen ersten Schattenbetrieb.