Mit Fonio. Eingerichtet von CODING 9.
KI-Telefonassistent für Unternehmen.
Ein Anliegen kommt an.
Beispiel: Rückruf außerhalb der Bürozeiten
KI-Telefonassistenz
Guten Abend, hier ist die KI-Telefonassistenz. Wie kann ich Ihnen helfen?
Anruferin
Ich möchte einen Wartungstermin vereinbaren. Können Sie mich morgen Vormittag zurückrufen?
Für Ihr Team vorbereitet
- Anliegen
- Wartungstermin
- Rückrufwunsch
- Morgen Vormittag
- Nächster Schritt
- Ihr Team ruft zurück
Von der Rufumleitung bis zur CRM-Anbindung: ein abgestimmter Ablauf für Ihre Anrufe.
Anrufe werden zu nächsten Schritten.
Starten Sie mit den Anliegen, die täglich wiederkommen. Die Telefonassistenz übernimmt die vereinbarten Aufgaben und bereitet vor, was Ihr Team persönlich weiterbearbeitet.
Anliegen und Rückrufe erfassen
Während Ihr Team im Kundengespräch ist, fragt die Assistenz nach Name, Rückrufnummer und Anliegen. Die Zusammenfassung geht an die vereinbarte Adresse oder über eine eingerichtete Anbindung in Ihr System.
Terminanfragen vorbereiten
Die Assistenz nimmt Terminwünsche auf. Soll sie direkt buchen, prüfen wir die Kalenderanbindung und legen Terminarten, Verfügbarkeiten und Buchungsregeln fest. Erst eine bestätigte Buchung wird als Termin zugesagt.
Fragen beantworten und weiterleiten
Öffnungszeiten, Anfahrt und Ihre freigegebenen Informationen bilden die Wissensbasis. Für Beratung, Beschwerden oder unbekannte Fragen definieren wir eine Übergabe an Ihr Team oder die Aufnahme eines Rückrufwunsches.
Fonio führt das Gespräch. Wir richten den Ablauf ein.
Fonio ist die Plattform für Ihre KI-Telefonassistenz. CODING 9 übernimmt die Konfiguration und technische Einbindung in Ihren Betrieb und begleitet Ihr Team auf Wunsch nach dem Start.
- Gesprächsführung
- Begrüßung mit KI-Hinweis, Tonalität, Rückfragen und Grenzen der Antworten. Dazu Informationen, die Ihr Team freigibt.
- Telefonie
- Rufnummer, Erreichbarkeitszeiten und Weiterleitungsregeln passend zu Ihrem Anbieter oder Ihrer Telefonanlage.
- Anbindungen
- Feldzuordnung und Übergabe an E-Mail, CRM, Ticketsystem oder Kalender. Den konkreten Funktionsumfang prüfen wir an Ihren Schnittstellen.
- Tests und Übergabe
- Testanrufe mit typischen Anliegen und Sonderfällen, abgestimmte Abnahmekriterien und eine Dokumentation für Ihr Team.
- Laufende Betreuung
- Auf Wunsch pflegen wir Wissen und Gesprächsregeln, prüfen vereinbarte Kennzahlen und testen Änderungen an Anbindungen und Abläufen.
Für ein erstes Gespräch reichen Ihre heutigen Telefonabläufe, typische Anliegen und die Systeme, mit denen Ihr Team arbeitet. Daraus planen wir den passenden Umfang.
Ihre Rufnummer passt in den Ablauf.
Wir klären zuerst, wann die KI übernehmen soll und wie ein Anliegen anschließend bei der richtigen Person ankommt.
Anrufannahme
Zuerst Ihr Team oder direkt die KI
Eine direkt dem Fonio-Assistenten zugewiesene Nummer nimmt die KI zuerst an. Mit einer passenden Telefonanlagen-Konfiguration kann zunächst Ihr Team klingeln. Je nach Anlage und Anbieter lässt sich die KI bei Nichtannahme, Besetzt oder außerhalb Ihrer Zeiten zuschalten.
Wir prüfen dafür Ihre bestehende Telefonanlage oder die Fonio-Telefonanlage und testen den Ablauf einschließlich Weiterleitung und Mailbox.
Nach dem Gespräch
Das Anliegen kommt dort an, wo Sie arbeiten.
Für einen Rückruf kann eine E-Mail-Zusammenfassung genügen. Soll daraus ein CRM-Eintrag, ein Ticket oder eine Kalenderbuchung werden, richten wir die verfügbare Anbindung und die nötigen Datenfelder ein.
Wir legen auch fest, was bei fehlenden Angaben oder einer nicht erreichbaren Schnittstelle passieren soll. Ein Vorgang bleibt zur Nachbearbeitung erkennbar.
Backend & SchnittstellenVom ersten Anwendungsfall zum getesteten Betrieb.
Anrufe und Ziele durchgehen
Wir wählen die ersten Anliegen aus, klären Erreichbarkeit und Zuständigkeiten und besprechen, welche Angaben Ihr Team für die Weiterarbeit braucht.
Einrichten und ausprobieren
Wir konfigurieren Fonio und die vereinbarten Anbindungen. Gemeinsam testen wir typische Gespräche, unklare Antworten, Weiterleitungen und technische Fehlerfälle.
Freigeben und weiterbetreuen
Nach Ihrer Abnahme starten wir mit dem vereinbarten Umfang. Wir dokumentieren die Einstellungen und vereinbaren, wer Wissen pflegt und Änderungen prüft.
Im Test betrachten wir, ob Anliegen vollständig erfasst werden, Weiterleitungen das gewünschte Ziel erreichen und Ihr Team die Zusammenfassungen nutzen kann. Daraus ergeben sich die nächsten Anpassungen.
Was wir vor dem Start mit Ihnen klären.
Was ist ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen und reagiert auf frei gesprochene Anliegen. Er kann Fragen anhand hinterlegter Informationen beantworten, Rückrufwünsche erfassen und eingerichtete Aktionen ausführen. Ein KI-Anrufbeantworter konzentriert sich meist auf die Annahme und Zusammenfassung. Welche Aufgaben Ihre Assistenz übernehmen soll, legen wir vor der Einrichtung gemeinsam fest.
Kann unsere bisherige Telefonnummer bleiben?
Oft lässt sich Ihre vorhandene Nummer über eine Rufumleitung weiterverwenden. Wir prüfen mit Ihnen, welche Regeln Ihr Anbieter oder Ihre Telefonanlage unterstützt. Eine direkt dem Assistenten zugewiesene Fonio-Nummer nimmt die KI zuerst an. Soll zuerst Ihr Team klingeln, braucht es die entsprechende Telefonanlagen-Konfiguration, etwa beim bisherigen Anbieter oder mit der Fonio-Telefonanlage.
Kann die KI nur bei Nichtannahme oder außerhalb unserer Zeiten übernehmen?
Je nach Telefonanlage richten wir die KI bei Nichtannahme, Besetzt oder außerhalb Ihrer Zeiten ein. Welche Kombination möglich ist, hängt von Rufnummer, Anbieter und Routing ab. Wir testen außerdem, was bei einer Weiterleitung passiert, wenn niemand abnimmt oder eine Mailbox antwortet. Ein automatischer Rückfall zur KI ist nicht in jedem Ablauf gegeben.
Wie werden CRM und Kalender angebunden?
Wir prüfen die verfügbaren Fonio-Aktionen und Schnittstellen Ihres Zielsystems. Für eine CRM-Anbindung legen wir beispielsweise fest, welche Felder aus dem Gespräch übernommen werden, wie Kontakte zugeordnet werden und wer unvollständige Angaben nachbearbeitet. Bei Kalendern kommen Terminarten und Verfügbarkeiten hinzu. Die Verbindung und mögliche Fehlerfälle werden vor dem Start getestet.
Was kostet die Einrichtung mit Fonio?
Für Ihre Planung unterscheiden wir den Fonio-Tarif und die Nutzung, unsere Einrichtung und Anbindungen sowie eine gewünschte laufende Betreuung. Der Aufwand hängt von Gesprächsabläufen, Telefonanlage und Schnittstellen ab. Nach dem Scoping erhalten Sie ein Angebot mit dem vereinbarten Leistungsumfang. Die aktuellen Plattformkonditionen prüfen wir für Ihren Bedarf direkt bei Fonio.
Was klären wir zum Datenschutz und zur Gesprächsaufzeichnung?
Zum Projekt gehören die Abstimmung von KI-Hinweis, verarbeiteten Daten, Zugriffsrechten und Löschfristen. Gemeinsam mit Ihren Verantwortlichen prüfen Sie die Anbieterunterlagen und entscheiden, ob Aufzeichnung oder Transkription für Ihren Einsatz vorgesehen sind. Wir setzen die vereinbarten technischen Einstellungen um und dokumentieren den Datenfluss. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihren zuständigen Stellen.
Sie möchten zuerst Kostenmodelle, Anbieter und rechtliche Fragen einordnen? Unser Ratgeber behandelt diese Entscheidung ausführlicher.
KI-Telefonassistent: Kosten und Praxis-CheckWie sollen Ihre Anrufe ankommen?
Erzählen Sie uns, wann Ihr Telefon klingelt und was danach passieren soll. Wir besprechen mit Ihnen die Einrichtung, passende Anbindungen und die Betreuung.