Prozessaufnahme und Prozessanalyse mit Blick auf die Umsetzung.
Wir nehmen Ihre Abläufe so auf, wie sie im Alltag wirklich laufen, machen sie als Prozessmodell sichtbar und zeigen, wo Software, KI oder eine Schnittstelle Ihrem Team Arbeit abnimmt. Die Umsetzung übernehmen wir auf Wunsch gleich mit.
Anlässe für eine Prozessanalyse.
Die meisten Prozesse funktionieren, weil erfahrene Menschen wissen, was zu tun ist. Wer sie digitalisieren oder automatisieren will, muss dieses Wissen zuerst sichtbar machen.
Eine neue Software steht an
Bevor ein ERP, ein Shop oder ein Portal ausgewählt wird, sollte klar sein, welche Abläufe es tragen muss. Die Prozessaufnahme liefert dafür die Grundlage.
Wissen steckt in wenigen Köpfen
Wenn erfahrene Kolleginnen und Kollegen in Rente gehen oder wechseln, halten wir fest, wie die Arbeit tatsächlich erledigt wird.
Abläufe sind über Jahre gewachsen
Excel-Listen, doppelte Eingaben und Rückfragen per E-Mail zeigen, wo Systeme nicht miteinander sprechen. Die Analyse macht diese Stellen sichtbar.
KI soll Arbeit abnehmen
Damit KI im Alltag hilft, braucht sie einen klar beschriebenen Prozess. Wir zeigen, an welchen Schritten KI Ihrem Team Arbeit abnimmt.
Workshop oder KI‑Interview?
Für die Prozessaufnahme gibt es zwei Wege, die sich gut ergänzen. Workshops bringen Beteiligte an einen Tisch und klären Schnittstellen zwischen Abteilungen. KI-Interviews erreichen viele Menschen parallel, auch im Schichtbetrieb oder an mehreren Standorten.
Mit Wissa haben wir dafür ein eigenes Werkzeug entwickelt, das jede Aussage mit ihrer Quelle belegt.
Interviews und Workshops
Wir sprechen vor Ort oder per Video mit den Beteiligten, gehen Systeme und Unterlagen durch und klären offene Punkte direkt im Gespräch.
KI-Interviews mit Wissa
Ihre Mitarbeitenden beantworten Fragen im Chat, wann es ihnen passt. Wissa hakt bei Unklarheiten nach und fasst die Antworten zu einer belegten Dokumentation zusammen.
Welcher Weg zu Ihrem Prozess passt, besprechen wir im ersten Gespräch.
Was die Prozessanalyse umfasst.
Wir betrachten einen einzelnen Prozess, etwa vom Auftragseingang bis zur Rechnung, oder mehrere zusammenhängende Abläufe in einem Bereich.
Weil wir selbst Software, Schnittstellen und KI-Anwendungen bauen, beschreiben wir den Soll-Prozess so, dass er sich umsetzen lässt. Jede Maßnahme bekommt eine Einschätzung zu Aufwand und Nutzen.
Prozessaufnahme
Wir sprechen mit den Menschen, die den Prozess ausführen, sehen uns Systeme, Formulare und Listen an und halten den Ist-Ablauf mit allen Varianten und Ausnahmen fest.
Modellierung und Dokumentation
Aus der Aufnahme entstehen Prozessmodelle, auf Wunsch in BPMN 2.0, und bei mehreren Abläufen eine Prozesslandkarte. Ihr Team kann beides weiterpflegen.
Prozessanalyse und Soll-Prozess
Wir markieren Medienbrüche, Wartezeiten und doppelte Arbeit und beschreiben den Soll-Prozess. Zu jedem Schritt steht dabei, ob Software, KI oder eine Schnittstelle hilft.
Anforderungen für die Umsetzung
Am Ende stehen priorisierte Maßnahmen und Anforderungen, mit denen Sie eine Software auswählen, ein Lastenheft schreiben oder direkt mit uns umsetzen können.
So läuft die Prozessanalyse ab.
Wir starten mit einem Prozess, der Ihrem Team im Alltag am meisten Zeit kostet. Danach wissen Sie, wo die größten Hebel liegen und in welcher Reihenfolge Sie sie angehen.
Prozessanalyse anfragenUmfang festlegen
Gemeinsam klären wir, welcher Prozess im Mittelpunkt steht, wer daran beteiligt ist und welche Systeme mitspielen. Daraus entsteht ein Angebot mit Festpreis.
Aufnehmen und modellieren
Wir führen Interviews oder Workshops, bei Bedarf ergänzt durch KI-Interviews mit Wissa, und modellieren den Ist-Prozess. Ihr Team prüft die Modelle, bevor wir analysieren.
Ergebnis besprechen
Sie bekommen Prozessmodelle, Analyse und Maßnahmenliste. Wir gehen alles gemeinsam durch und planen auf Wunsch die Umsetzung mit Ihnen.
Häufige Fragen zur Prozessanalyse
Was ist der Unterschied zwischen Prozessaufnahme und Prozessanalyse?
Die Prozessaufnahme hält fest, wie ein Ablauf heute tatsächlich läuft, mit allen Beteiligten, Systemen und Ausnahmen. Die Prozessanalyse bewertet diesen Ist-Zustand: Wo entstehen Wartezeiten, wo wird doppelt gearbeitet, wo gehen Informationen verloren? Daraus leiten wir den Soll-Prozess und konkrete Maßnahmen ab.
Welche Methoden nutzen Sie bei der Prozessanalyse?
Wir kombinieren Interviews mit den Prozessbeteiligten, Workshops, die Durchsicht von Dokumenten und Systemen und bei Bedarf einen Termin direkt am Arbeitsplatz. Für verteilte Teams setzen wir KI-Interviews mit Wissa ein. Die Abläufe modellieren wir auf Wunsch in BPMN 2.0, für den Überblick über mehrere Prozesse erstellen wir eine Prozesslandkarte.
In welchem Format bekommen wir die Prozessdokumentation?
Sie erhalten eine Prozessdokumentation mit Abläufen, Analyse und Maßnahmenliste in einem Format, das Ihr Team weiterpflegen kann, auf Wunsch mit Prozessmodellen in BPMN 2.0. Die Ergebnisse gehören Ihnen und eignen sich auch als Grundlage für ein Lastenheft.
Setzen Sie die Ergebnisse auch um?
Gern. Wir entwickeln individuelle Software, Schnittstellen, Shops und KI-Anwendungen und können direkt an die Analyse anschließen. Die Ergebnisse eignen sich ebenso als Grundlage für die Auswahl einer Standardsoftware.
Wie unterscheidet sich das von Ihrer KI-Prozessoptimierung?
Bei der KI-Prozessoptimierung ist der Workflow schon bekannt, und wir automatisieren ihn. Die Prozessanalyse setzt einen Schritt früher an: Sie klärt, wie die Abläufe heute laufen und an welcher Stelle Software, KI oder eine Schnittstelle am meisten bringt.
Was kostet eine Prozessanalyse?
Der Aufwand hängt davon ab, wie viele Prozesse, Beteiligte und Systeme dazugehören. Nach dem Scoping nennen wir Ihnen einen Festpreis für Aufnahme, Modellierung und Analyse. Einen Richtwert für die spätere Umsetzung gibt der Rechner unter Planung & Kosten.
Erst verstehen, dann bauen. Wir nehmen Ihre Prozesse auf.
Erzählen Sie uns, welcher Ablauf Sie gerade beschäftigt. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden und besprechen gern persönlich mit Ihnen, wie wir ihn aufnehmen und analysieren.